POLITYKA PRYWATNOŚCI KONFERENCJI MIND&MED

Data publikacji: 01.04.2025

1. Administratorem danych osobowych uczestników Konferencji Mind&Med jest OT CO Zdrowie Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (00-716), przy ul. Bartyckiej 24B/U1, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000869070, posiadająca numer NIP: 5213912549 oraz REGON: 387547135 (dalej: „Administrator” lub „Organizator”).
2. Polityka prywatności dotyczy danych osobowych przetwarzanych w związku z rejestracją i uczestnictwem w Konferencji Mind&Med (dalej: „Konferencja”), która odbędzie się w dniu 27 września 2025 r. w godzinach 09:00–18:00 w Hotelu PURO w Warszawie, przy ul. Canaletta 4, 00-099 Warszawa.
3. Dane osobowe przetwarzane są w zakresie niezbędnym do: a) przeprowadzenia procesu rejestracji i zakupu wejściówki na Konferencję, b) realizacji umowy zawartej pomiędzy uczestnikiem a Organizatorem, c) zapewnienia kontaktu organizacyjnego przed, w trakcie i po wydarzeniu, d) wystawienia dokumentów księgowych i rozliczeniowych, e) obsługi zgłoszeń, reklamacji oraz ewentualnych roszczeń, f) prowadzenia działań marketingowych – po wyrażeniu stosownej zgody, g) dokumentowania przebiegu wydarzenia, w tym utrwalania i publikacji wizerunku uczestników.
4. Dane osobowe, które mogą być przetwarzane przez Administratora, obejmują: a) imię i nazwisko, b) adres e-mail, c) numer telefonu, d) adres zamieszkania lub siedziby (jeśli wymagany do faktury), e) dane firmy i NIP (w przypadku faktury VAT), f) dane techniczne (np. adres IP, dane o przeglądarce), g) informacje o transakcji zakupu biletu, h) treść korespondencji prowadzonej z Organizatorem, i) wizerunek utrwalony podczas wydarzenia.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych są: a) niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), b) obowiązek prawny ciążący na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), c) prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), d) zgoda uczestnika – w przypadku przetwarzania danych w celach marketingowych lub publikacji wizerunku (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
6. Uczestnik może wyrazić odrębną, dobrowolną zgodę na otrzymywanie informacji handlowych i marketingowych od Administratora, w tym zaproszeń na przyszłe wydarzenia, newsletterów, informacji o usługach oraz treści edukacyjnych. Zgoda może być w każdej chwili cofnięta bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
7. Uczestnik wyraża zgodę na otrzymywanie wiadomości organizacyjnych drogą e-mailową oraz SMS, obejmujących istotne informacje dotyczące Konferencji, w tym: miejsce i harmonogram wydarzenia, zmiany organizacyjne, szczegóły logistyczne, przypomnienia i materiały informacyjne.
8. Podczas Konferencji mogą być wykonywane zdjęcia oraz nagrania audio-wideo, które mogą zawierać wizerunek uczestników. Uczestnictwo w Konferencji oznacza zgodę na nieodpłatne utrwalenie, przetwarzanie oraz publikację wizerunku przez Administratora w materiałach promocyjnych, relacjach z wydarzenia oraz na stronach internetowych i profilach społecznościowych Administratora. W przypadku braku zgody na publikację wizerunku, uczestnik zobowiązany jest do złożenia pisemnego sprzeciwu przed rozpoczęciem wydarzenia.
9. Dane osobowe mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa, a także podmiotom przetwarzającym dane w imieniu Administratora, takim jak: a) operatorzy płatności (Tpay, Przelewy24, PayU, Stripe itp.), b) platformy sprzedażowe i systemy rejestracji uczestników (np. Evenea, Konfeo), c) dostawcy usług IT, hostingu i narzędzi do komunikacji e-mailowej, d) firmy obsługujące księgowość i rachunkowość, e) kancelarie prawne współpracujące z Organizatorem.
10. Dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, chyba że na podstawie odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych przez RODO, w tym standardowych klauzul umownych.
11. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, w szczególności: a) przez czas trwania umowy i uczestnictwa w wydarzeniu, b) przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego (minimum 5 lat), c) do momentu wycofania zgody – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody, d) do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń prawnych.
12. Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Administratora, przysługują następujące prawa: a) prawo dostępu do danych osobowych, b) prawo do ich sprostowania lub uzupełnienia, c) prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), d) prawo do ograniczenia przetwarzania danych, e) prawo do przeniesienia danych do innego administratora, f) prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, g) prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie), h) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
13. Administrator zapewnia, że stosuje odpowiednie środki organizacyjne, techniczne i proceduralne, mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa i poufności danych osobowych oraz ochronę przed ich przypadkową utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem.
14. Strona internetowa Organizatora może wykorzystywać pliki cookies w celach technicznych, statystycznych i marketingowych. Użytkownik ma możliwość wyłączenia plików cookies w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Korzystanie z serwisu bez zmiany tych ustawień oznacza zgodę na ich wykorzystywanie.
15. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w przypadku zmiany przepisów prawa, technologii lub zakresu oferowanych usług. Nowa wersja będzie publikowana na stronie internetowej konferencji pod adresem: www.konferencjamindmed.pl i zacznie obowiązywać z chwilą jej opublikowania.
16. Wszelkie pytania i zgłoszenia dotyczące przetwarzania danych osobowych należy kierować do Administratora: [email protected] OT CO Zdrowie Sp. z o.o., ul. Bartycka 24B/U1, 00-716 Warszawa